Ett användbart skyddsrondsprotokoll beskriver vad ni har observerat, vilken risk observationen kan innebära och vad som behöver undersökas eller göras. Skilj dessa delar åt så att nästa person förstår underlaget. Korta men precisa anteckningar är ofta mer användbara än allmänna omdömen.
Beskriv det någon annan kan kontrollera
Anteckningen att ordningen är dålig säger lite om vad som behöver ändras. Beskriv i stället var ni var, vad som fanns där och vilken arbetssituation som berördes. Om material stod i en passage, ange vilken passage och när observationen gjordes. Undvik att gissa vem som orsakat situationen.
AFS 2023:1, 11 §, kräver regelbundna undersökningar och skriftliga riskbedömningar. En skyddsrond är ett sätt att undersöka arbetsmiljön. Protokollet kan ge underlag till riskbedömningen, men en lista med observationer är inte automatiskt en fullständig bedömning.
Fyra delar i ett skyddsrondsprotokoll
Använd gärna separata fält för observation, möjlig risk, kompletterande fråga och nästa steg. Då syns om ni har sett något själva eller om en uppgift behöver verifieras. Ta också med vem som berörs och under vilka förhållanden risken kan uppstå.
En observation kan vara att material begränsar en gångväg. Risken kan handla om att någon snubblar eller behöver ta en annan väg. En kompletterande fråga kan vara om förhållandet uppstår varje dag eller bara vid en viss leverans. Nästa steg behöver beslutas utifrån hur allvarlig situationen bedöms vara.
Undvik att göra lösningen till hela problembeskrivningen
Om protokollet bara säger att en skylt ska sättas upp blir det svårt att förstå vad åtgärden ska lösa. Beskriv först risken. Därefter kan ni bedöma om skyltning räcker eller om exempelvis flöde, placering eller organisation behöver ändras.
Var lika försiktig med formuleringar som att personalen måste skärpa sig. De beskriver varken ett kontrollerbart förhållande eller en tydlig åtgärd. Fråga vad i arbetets förutsättningar som behöver fungera annorlunda och vilket underlag ni har för den bedömningen.
Ett tänkt exempel med återkommande störningar
Under en skyddsrond säger en medarbetare att arbetet ofta avbryts av frågor från andra. Skriv inte direkt att arbetsbelastningen är ohälsosam. Beskriv att uppgiften kommer från ett samtal och vad personen menar med avbrott: när de sker, vad de gäller och hur arbetet påverkas.
Arbetsgivaren kan därefter behöva undersöka omfattningen och hur stöd, ansvar och informationsvägar är organiserade. Det kan finnas en risk som behöver åtgärdas, men protokollet ska visa vilka delar ni vet och vilka som återstår att förstå. Exemplet är konstruerat för att visa dokumentationsprincipen.
Använd bilder med tydligt syfte
Ett foto kan göra en fysisk observation lättare att hitta. Skriv vad bilden ska visa och koppla den till rätt rad i protokollet. Bilden ensam visar sällan hela arbetssituationen, hur ofta den uppstår eller vilka personer som exponeras.
Undvik att ta med identifierbara personer eller privata uppgifter när de inte behövs för frågan. Följ verksamhetens rutiner för lagring och åtkomst. Om en situation förändras efter fotograferingen ska det framgå när bilden togs, så att den inte senare används som en felaktig beskrivning av nuläget.
Kontrollera att protokollet går att lämna vidare
- Är plats, tid och arbetsmoment tillräckligt tydliga?
- Framgår vad ni såg och vad någon berättade?
- Är riskbeskrivningen skild från åtgärdsförslaget?
- Syns frågor som behöver kompletteras?
- Vet mottagaren vem som tar nästa steg?
Be gärna någon som inte deltog i ronden läsa ett par rader. Om personen inte kan förstå vad som behöver kontrolleras är anteckningen för vag. Förtydliga medan ni fortfarande minns sammanhanget. Ett långt protokoll är inte bättre om samma otydlighet återkommer på varje rad.
Ta vidare riskerna till beslut och uppföljning
Observationerna behöver tas om hand i verksamhetens arbetsmiljöarbete. Åtgärder som inte genomförs direkt ska hanteras enligt reglerna om handlingsplan, och genomförda åtgärder ska kontrolleras. Protokollet bör göra kopplingen mellan risk, beslut och uppföljning möjlig att följa.
Kan samma blankett användas för alla ronder?
En gemensam grund kan underlätta, men frågorna behöver passa verksamheten och det som ska undersökas. Lämna utrymme för observationer som inte ryms i förtryckta kryssrutor.
Utbildning som nästa steg
Ta gärna med en avidentifierad observation när du formulerar dina utbildningsfrågor. Det gör det lättare att välja en kurs som svarar mot ditt behov. Läs om arbetsmiljöutbildning på vår webbplats och se aktuellt innehåll för BAM – Bättre Arbetsmiljö hos Kompetensutveckla.
Källor och kontroll
Kontrollerat den 2 oktober 2026 mot Arbetsmiljöverkets aktuella webblydelse av AFS 2023:1 om systematiskt arbetsmiljöarbete. Samtalsfrågor, checklistor och tänkta exempel är vår praktiska vägledning; bindande krav skiljs från allmänna råd.
Foto: Mike Tinnion via Unsplash, använt enligt Unsplash-licensen.