År 2016 trädde reglerna om OSA (organisatorisk och social arbetsmiljö) i kraft. Nu har föreskrifterna funnits i tio år och många arbetsgivare frågar sig samma sak: har de verkligen förändrat arbetsmiljöarbetet i praktiken? För dig som är chef, skyddsombud eller HR innebär reglerna både ansvar och möjligheter. De handlar inte bara om stress och arbetsbelastning utan om hur du organiserar arbete på ett hållbart sätt.
Under de här tio åren har kraven blivit en naturlig del av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Samtidigt visar erfarenhet från arbetsplatser runt om i landet att många fortfarande kämpar med hur reglerna ska tillämpas i vardagen. Därför är det viktigt att förstå vad reglerna innebär, varför de finns och hur du omsätter dem i praktiken.
I den här artikeln går du igenom vad reglerna om OSA innebär, varför de är viktiga och hur du arbetar praktiskt med dem i verksamheten.
Vad innebär reglerna om OSA?
Reglerna om OSA infördes för att tydliggöra arbetsgivarens ansvar för organisatoriska och sociala faktorer i arbetsmiljön. Tidigare låg fokus ofta på fysiska risker, men forskning visade att stress, otydliga roller och konflikter påverkar hälsa och säkerhet minst lika mycket.
Föreskrifterna innebär i praktiken att arbetsgivaren ska:
- förebygga ohälsosam arbetsbelastning
- motverka kränkande särbehandling
- skapa tydliga roller, ansvar och arbetsuppgifter
- säkerställa rimliga arbetstider
- ge chefer och arbetsledare rätt förutsättningar
Dessutom ska dessa frågor integreras i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Du arbetar alltså inte med OSA som ett separat projekt utan som en del av helheten. Vill du förstå hur detta hänger ihop kan du läsa mer om systematiskt arbetsmiljöarbete och hur reglerna utvecklats i de nya föreskrifterna.
Under senare år har även förändringar i arbetslivet – exempelvis distansarbete och digitalisering – gjort OSA-frågorna ännu mer aktuella. Därför kopplas de i dag tydligt till de moderniserade reglerna i Arbetsmiljöverkets nya föreskrifter.
Varför är reglerna om OSA fortfarande viktiga efter 10 år?
Trots att reglerna funnits i ett decennium visar många arbetsmiljöundersökningar att stress och hög arbetsbelastning fortfarande är ett stort problem.
En vanlig situation i många organisationer är till exempel:
- hög arbetsmängd under lång tid
- otydliga prioriteringar
- brist på resurser
- chefer med för stort personalansvar
I sådana situationer fungerar OSA-reglerna som ett stöd för både arbetsgivare och medarbetare. De gör det tydligt att organisatoriska problem faktiskt är arbetsmiljöfrågor.
Dessutom har de nya AFS-reglerna från 2023 ytterligare stärkt kraven på arbetsgivare att arbeta förebyggande. Vill du följa utvecklingen inom regelverket kan du ta del av nyheter om arbetsmiljöföreskrifter.
Hur arbetar du praktiskt med reglerna om OSA?
Den stora utmaningen för många organisationer är inte att förstå reglerna – utan att omsätta dem i praktiken.
Ett effektivt sätt är att integrera OSA-arbetet i den ordinarie arbetsmiljöprocessen.
Steg-för-steg: så kan du arbeta med OSA
- Kartlägg arbetsbelastningen
Undersök hur arbetet faktiskt ser ut. Intervjuer, enkäter och arbetsplatsträffar ger ofta bra underlag. - Identifiera risker
Finns det arbetsgrupper med hög sjukfrånvaro, konflikter eller återkommande stress? - Prioritera åtgärder
Det kan handla om att förtydliga roller, förändra bemanning eller förbättra kommunikationen. - Följ upp regelbundet
OSA-arbetet ska följas upp precis som andra arbetsmiljöfrågor. - Utbilda chefer och skyddsombud
Kunskap är ofta avgörande för att arbetet ska fungera långsiktigt.
På många arbetsplatser kombineras detta arbete med utbildning i exempelvis arbetsmiljöarbete för chefer eller lokala arbetsmiljöinsatser, exempelvis i arbetsmiljöutbildning i Sundsvall eller arbetsmiljöutbildning i Umeå.
Vanliga misstag i arbetet med OSA
Efter tio år med reglerna går det också att se några återkommande misstag.
1. OSA behandlas som ett separat projekt
I stället bör det vara en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet.
2. Fokus ligger bara på individen
Stresshanteringskurser hjälper sällan om grundproblemet är organisationen.
3. Chefer saknar förutsättningar
Många chefer ansvarar för för stora arbetsgrupper.
4. Uppföljningen glöms bort
Arbetsmiljöarbete kräver kontinuitet.
Genom att arbeta strukturerat kan du i stället skapa en arbetsmiljö där både produktivitet och välmående förbättras.
Checklista: fungerar ert arbete med OSA?
Använd denna enkla checklista för att utvärdera er verksamhet:
- Har chefer tydliga mandat och rimligt personalansvar?
- Följer ni upp arbetsbelastning regelbundet?
- Finns rutiner för att hantera kränkande särbehandling?
- Diskuterar ni organisatoriska frågor på arbetsplatsträffar?
- Integreras OSA i ert systematiska arbetsmiljöarbete?
Om svaret är nej på flera frågor kan det vara ett tecken på att organisationen behöver stärka sitt arbetsmiljöarbete.
Du kan även fördjupa dig i utvecklingen av arbetsmiljöregler genom exempelvis praktiska exempel från AFS-föreskrifter eller hur arbetsmiljöutbildningar finansieras via AFA-stödet för arbetsmiljöutbildning.
Sammanfattning – 10 år av reglerna om OSA
När reglerna om OSA infördes 2016 var målet tydligt: att lyfta organisatoriska och sociala frågor till samma nivå som andra arbetsmiljörisker.
Efter tio år ser vi att reglerna har haft stor betydelse. De har:
- tydliggjort arbetsgivarens ansvar
- ökat fokus på stress och arbetsbelastning
- stärkt chefernas roll i arbetsmiljöarbetet
- gjort organisatoriska problem till arbetsmiljöfrågor
Samtidigt visar praktisk erfarenhet att arbetet behöver fortsätta utvecklas. Arbetslivet förändras snabbt, och därför måste även arbetsmiljöarbetet göra det.
Nästa steg – stärk kunskapen i arbetsmiljöarbetet
För många organisationer är nästa steg att fördjupa kunskapen hos chefer, arbetsledare och skyddsombud. Med rätt utbildning blir det betydligt enklare att omsätta reglerna i praktiken.
”Efter utbildningen känner jag mig tryggare i min roll som arbetsledare och vet hur jag ska hantera arbetsbelastning i arbetsgruppen.”
– Deltagare i arbetsmiljöutbildning
Vill du arbeta mer strukturerat med arbetsmiljöfrågor? Läs mer och boka din plats på en arbetsmiljöutbildning i Örnsköldsvik eller fördjupa dig i relaterade utbildningar som arbetsmiljöutbildning i Örebro och arbetsmiljöutbildning i Skellefteå.